IPAC Finance

Wir bringen operatives Controlling ins Tagesgeschäft!

IPAC revolutioniert das operative Controlling durch täglich aktualisierte IST-Daten aus Ihrem ERP, die sofortige Einblicke in Kosten und Abweichungen ermöglichen.

Als effektives Kommunikations- und Koordinierungstool zwischen Planungs- und Controllingabteilungen verringert IPAC die Häufigkeit von Buchungsfehlern. Die detaillierte und standardisierte Dokumentation überwindet die Limitationen herkömmlicher Planungssysteme und sorgt für Konsistenz über alle Planungsphasen hinweg.

Durch die flexible und präzise Datenübertragung ist Ihre Organisation auch in zukünftigen Perioden optimal für die Planung gerüstet.

Was ist das IPAC

IPAC ist ein fortschrittliches Controlling-Tool, das bestehende ERP-Systeme ergänzt und durch die tägliche Aktualisierung von IST-Daten eine präzise und zeitnahe Varianzanalyse ermöglicht.

Entwickelt im SAP-Umfeld, kann IPAC sowohl eigenständig als auch als Erweiterung zu anderen Planungsapplikationen eingesetzt werden, was eine reibungslose Integration in bestehende Systemlandschaften sicherstellt.

Ein zentrales Merkmal von IPAC ist die detaillierte und standardisierte Dokumentation über spezifische Einzelereignisse. Jedes Ereignis wird genau dokumentiert, wodurch Fehler minimiert und eine konsistente Datenhaltung über Abteilungen hinweg gefördert wird. Diese strukturierte Erfassung von Ereignissen unterstützt nicht nur die Genauigkeit der Buchungen und Budgeteinhaltungen, sondern verbessert auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Kostenabweichungen.

Durch seine strukturierte Organisation lässt sich IPAC flexibel an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen und trägt zu erheblichen Kosten- und vor allem Zeiteinsparungen bei.

Insgesamt optimiert IPAC die Planungsqualität und macht das Controlling effektiver, was es zu einem wertvollen Instrument für jedes Unternehmen macht.

IPAC im Detail

Wir bringen operatives Controlling ins Tagesgeschäft

Durch das IPAC werden die IST-Daten täglich in die IPAC-Datenbank eingespielt, was sowohl der planenden Abteilung als auch dem Controlling die Möglichkeit gibt, sich tagesaktuell den Stand der IST-Kosten und der Varianz anzusehen. Das hat den Vorteil, dass Rechnungen und Rückstellungen, die im Laufe des Monats gebucht werden, bereits vor dem Monatsende auf Varianzen analysiert werden können statt erst beim Monatsabschluss. Denn dadurch ist für die Planung viel klarer nachzuvollziehen, welche Ereignisse zu Abweichungen in den Kosten geführt haben, was die Erläuterung der Varianzen wesentlich erleichtert. Das IPAC ist dabei auch ein Kommunikationstool zur Abstimmung zwischen Planung und Controlling, um fehlende oder fehlerhafte Buchungen zu verringern.

Detaillierte Dokumentation

Für Varianzanalysen ist bei komplexen Planungen ein hoher Detailgrad in der Dokumentation erforderlich. IPAC überwindet die Schwachstellen von Standardplanungsapplikationen und standardisiert die Dokumentation. Es wurde im SAP-Umfeld entwickelt und kann sowohl stand-alone als auch als Subapplikation zu einer Planungsapplikation wie zum Beispiel IP oder BPC verwendet werden.

Die Notwendigkeit der Aufzeichnung von detaillierten Planungsannahmen ergibt sich daraus, dass Standardplanungsapplikationen nur Kostenstelle, Zeit und Kostenart darstellen können und sich in einer Kostenarten-Kostenstellen-Zeit-Kombination mehrerer Ereignisse befinden können. Bei dieser Form des activity-based-costing können die Planenden die Details zwar bis in die Bestellvorgänge weiterziehen, Probleme ergeben sich jedoch bei der Durchführung einer Varianzanalyse, wenn es für den Planenden ohne eine zugrundeliegende Dokumentation nicht mehr nachvollziehbar ist, welche Werte sich in einer Kostenarten-Kostenstellen-Zeit-Kombination befinden. Um diese Problematik zu eliminieren, wurde das IPAC entwickelt, das Ereignisse für die Varianzanalyse verwendet.

Ein standardisiertes Notizbuch

Im IPAC wird also mit Ereignissen oder Aktivitäten gearbeitet. Jedes Ereignis muss aufgrund von Konzern- oder Buchungsvorschriften in einer bestimmten Struktur geplant werden – auf Kostenarten, Kostenstellen oder internal Orders. Größere Ereignisse können schnell komplex werden. Folglich ist es notwendig, dass diese Details standardisiert dokumentiert werden. Denn wenn es keine Standardvorgabe für diese Aufzeichnungen gibt, dann entwickelt jede Abteilung ihre eigene Dokumentationsmethode. Durch die Zuordnung der Bestellanforderungs- oder Bestellungszeile zur Planungszeile können die IST-Werte den Planwerten gegenübergestellt und die Varianzen in diesem Detailgrad analysiert und sinnvoll kommentiert werden.

Alle Informationen für den Besteller

Jede Planungszeile im IPAC enthält eine Fülle von Informationen, zum Beispiel die Kostenart, das zugeordnete Buchhaltungskonto, die Materialgruppe für die Bestellung, die zugeordnete Kostenstelle, andere Dimensionen etc. Nur dadurch ist es möglich, die Konsistenz zwischen Planung, Bestellung und Buchung sicherzustellen. Da in den Bestellvorgang nicht nur die planende Abteilung selbst sondern via Bestellanforderungen meist auch die Einkaufsabteilung involviert ist, müssen die Informationen bezüglich Buchhaltungskonto, Kostenart und Materialgruppe sowie weitere Dimensionen zwischen der Planung und der Bestellanforderung konsistent gehalten werden. Die Bestellanforderung wird im Standardprozess des ERP-Systems oft automatisch auf die Einhaltung des Budgets geprüft und danach automatisch zur Freigabe an den zuständigen Manager weitergeleitet. Durch die Verwendung der korrekten Materialgruppe und der anderen Dimensionen wird durch die Verknüpfung mit dem Buchhaltungskonto sichergestellt, dass die Rückstellung oder die Rechnung korrekt verbucht und in Folge auf die richtige Kostenart weitergeleitet werden. Diese Konsistenz kann durch den Einsatz das IPAC in allen Unternehmensbereichen sichergestellt werden.

Flexibel organisiert

Das IPAC spiegelt die Organisation des ERP-Systems wider und kann zum Beispiel nach Mandanten oder Companycodes organisiert sein. Jede Einheit wird in ihrer lokalen Währung geführt. Unterhalb dieser Organisationseinheit werden Abteilungen definiert, denen Kostenstellen oder andere Dimensionen flexibel zugeordnet werden können. Auch wenn viele Kostenstellen oder andere Dimensionen organisiert werden müssen, wird jede Kostenstelle oder andere Dimension eindeutig einer Abteilung zugeordnet.

Im Detail strukturiert für den Periodenvortrag

Viele Planungssysteme bieten die Möglichkeit, die Planungsdaten in die nächste Periode zu kopieren. Zusätzlich können die Kosten auch oft um einen Prozentsatz erhöht werden. Wenn es so ist, dass in einer Kostenstellen-Kostenarten-Zeit-Kombination mehrere Ereignisse kombiniert sind, ist dieser Vorgang sehr kritisch zu betrachten. Vor allem, wenn zum Beispiel in der letzten Planungsüberarbeitung noch zusätzlich eine Korrektur durchgeführt wurde, ist es für den Planenden nicht mehr nachvollziehbar, welches Ereignis mit welchen Kosten in der Kombination enthalten ist. Da das IPAC jedoch in viel genauerem Detailgrad organisiert ist, kann der Kopiervorgang und auch eine Erhöhung der Kosten um einen Prozentsatz auf die Folgeperiode als Startpunkt problemlos durchgeführt werden. Der Planende hat dann die Aufgabe, die Ereignisse durchzusehen und notwendigerweise die Kosten entsprechend zu adaptieren. Beim Loadup der IPAC-Daten in das Folgesystem werden die Daten dann entsprechend pivotiert, um in die normale Kostenarten-Kostenstellen-Zeit-Kombination zu passen. Wenn im Zuge des Planungsprozesses eine Änderung der Kosten gefordert wird, hat sich in der Praxis als sinnvolle Vorgehensweise herausgestellt, dass beispielsweise ein Ereignis auf Nullkosten gesetzt wird und die Daten noch einmal in das Folgesystem geladen werden. Durch diese Vorgehensweise bleibt das Ereignis in der Planungsstruktur erhalten. Oft wird dann jenes Ereignis, das auf null gesetzt wurde, doch ausgeführt, da es in der Realität dazu kommen kann, dass ein anderes Ereignis aus irgendwelchen Gründen nicht durchgeführt werden kann. So ist es wiederum in der Varianzanalyse möglich, klar zu kommentieren, aus welchen Ereignissen die Abweichungen stammen und damit eine inhaltlich qualitativ hochwertige Analyse abzugeben.